時間：90年元月10日（星期三）上午十一時

地 點：圖書館小演講廳

出席人員：詳如簽到表

主 席: 張校長長芳

會議記錄：姚蘊慧

壹、宣讀上次會議紀錄及決議案執行情形

一、上次會議紀錄簽奉校長核定，印發各一、二級單位簽收；會議紀錄經會議中徵詢與會人員確認無誤。

二、上次會議決議案執行情形：(略，詳如會議資料)。

貳、主席報告：

各位主管、各位同仁，今天利用五十分鐘時間召開管理審查會議。內部審查會議與本校行政會議其實是一樣的。出席的人員與擴大行政會議的人員是相同的。所以以往曾經有過與行政會議合併。為了節省時間，各單位工作報告請參閱書面資料即可。我在此作一簡單說明，讓各位對行政體係有整體的瞭解。

各位知道目前本校的學制在日間有五專、二技，今年八月後有四技。夜間有二專、二技和進專，共有六個學制。今年八月後還要增加在職專班，其八十學分班已經實施了。目前本校學生總計共有八千餘人。

此外，本校在行政管理上的要求，就是務實、創意和效率。行政與教學能務實，學生才能有出路。創意則是教育部目前希望各校重點加強的項目。希望各校不論在行政推動或教學設計與輔導上能有自己的特色。在目前大專院校為數眾多且不斷新增﹝下年度時超過150所﹞的情況下，有特色才能生存與成長。我們的願景是十年後能改制為科技大學，目前的研發也朝此方向進行。但其中仍有變數，如果資金充裕也許五年即可成功。

依目前的發展規劃，今年下半年，學生將超過9000人，後年將邁進一萬人。日間如果未來各系在四技、二技、五專均開班，將會有5500人。以目前樓地板面積與總量管制的原則，在新大樓完成後，只能招5200位學生。亦即到94年，學生人數即達飽和。如果就此不發展，則以後僅能以換班方式維持白天五千晚上七、八千的學生人數。否則在92或93年就必需蓋新的校舍，或成功開闢第二校區。

成立一個科大必須有12個系所。目前正規劃當中。如果這些系都規劃成功。則94年以後若無新建築完成，學生即無教室可上課。

未來夜間學制將二專逐漸調整為四技，班數也逐漸調整為一系兩班，以配合學校的成長。

在師資方面。配合學校的成長，目前我們也不斷增聘優秀的教師，今年助理教授以上已達22.2%，今年八月可望達到27%~28%。五年後將達40%左右。對於老師的進修與研究，我們也相當注意。以前申請改制學院時，只有14篇實務專案研究，今年已有50篇。

在教學上，各系科皆以務實為前提。在教學規劃、選修課程之安排上，都希望學生能更充實、受益最大。

在學生管理上，我們分兩段式管理。一段是18歲以前(即五專前三年學生)，一段是18歲以後(即五專後二年及二技與四技學生)。

在校園行政管理上，各處室皆很用心。如方才總務處所報告之水費逐年遞減，就是很好的成果。

在此，我很簡單的先作一些統整性的提示。也感謝各位同仁辛勞的投入工作，使學校不斷進步、有效率。謝謝。

工作報告：

侯秘書：

本校導入「ISO9002管理體系」之後，每一系統成員與單位主管所承辦之業務，及推動ISO管理審查程序書，應主動切實辦理為宜。

二、校長：

本校導入「ISO9002管理體系」，之前侯秘書幫各單位處理了許多事，處理許多原本各單位應自行承辦的工作。在通過認證後，這些工作應由各單位自行負責。各單位應建立自己的體系、作業規範。日前內部稽核各單位若有不符合處，應儘速填交改善報告書。各單位行事，必須遵照作業規範，若作業規範不好可以經一定程序、步驟更改之。而單位間的相互稽核正可做到「旁觀者清」之功效。以保障品質之良善。目前各單位若有任何缺失，必須趕快提改進。2月27日實施第四次內部稽核，看看缺失是否都改進了。3月13日將進行複評，被抽單位若有事情未依作業規範辦理，則將被記缺點。因此這是全體行政人員都必須一起投入的工作。秉持「說、作、寫」合一的原則，朝向務實、效率、創新去做，才能達到我們的要求。

三、其餘報告(略，詳如會議資料)。

肆、各單位報告：(略，詳如會議資料)。

伍、提案討論：

提案一：　　　　　　　　　　　　　　　　　提案單位：推動小組

案由：提昇文書作業水準，落實公文處理，提請討論。

　 說明：

一、本校文書處理係依據「文件與資料管制程序書」辦理。

二、由於近年來人員異動及組織架構調整，部分行政公文處理已出現若干違失情形， 亟待改善。

三、本校於八十九年五月起，試辦「公文權變作法」、「簽辦單表格化」，已有初步成效。

四、為提昇文書作業水準，落實公文處理，宜全面實施。

討論：

校長：本校原本簽辦公文，習慣直接在來文上簽辦，甚至還要會各單位，一張公文簽得密密麻麻，連批的地方都沒有，公告也很難看。因此，我們參考其他學校的作法，當來文時，直接在公文上加一簽辦單，各單位直接在簽辦單中簽寫，在去年五月先由學務處試辦。經過半年，成效不錯，但是仍有改進之處。將來是否全面實施，實施上是否有困難，先請試辦單位提出意見。

學務長：簽辦單對本處而言是有效的。以往簽辦公文，為了省事，大家都直接在來文上簽，逐級簽辦再會各單位的結果，往往校長連批的地方都沒有。除了對公文的完整性有影響外，公告出去也真的不好看，再加上所有意見都寫在上面，一旦公告，對保密也不妥善。所以我們這學期首先推動，成效還不錯。剛開始的確不適應，因為無法簡單幾個字就處理完，但是好處是承辦者必須以較謹慎且深思熟慮的態度來處理公文，因此品質有所提升。

校長：請就繼續試辦或全面實施提出討論。

決議：

一、學務處繼續試辦，更正缺點。

二、文書組儘速規劃電子公文處理流程，並與電算中心聯繫協調。下次開會時提出報告。

三、文書組購買電腦軟體的經費，可由維修經費中略作調整。

提案二：　　　　　　　　　　　　　　　　　提案單位：推動小組

　案由：落實「說、寫、做」一致性，有效達成品質政策與品目標，提請討論。

　說明：

一、本校自八十九年三月四日，宣達導入國際品管理體系，於八十九年九月二十一日獲得認證。

二、為落實「務實、創意、效率」之品質政策，各單位應積極以具體行動，妥善規劃與執行。

討論：

校長：這個案由看來籠統，但各單位必須確實做到。若有某單位主管問我某事是否可行，我說可以，這只做到「說」，他必須「寫」簽呈，經核定批示後，再去「做」，這就是「說、寫、做」合一，缺一不可。最擔心的就是說了，卻沒有寫，或寫了卻沒有配套措施完整落實去做。

決議：

請各單位回去後，與單位所有成員確實遵行「說、寫、做」三合一政策，以提升行政品質。

臨時動議：無

散會﹝上午十二時﹞